Digitalisierung für KMU im Bereich Treuhand und Administration

Kaum ein Tag vergeht, an welchem die Digitalisierung in der täglichen Medienwelt nicht thematisiert wird. Dieser Trend durchdringt nahezu, alle Bereiche des täglichen Lebens sowie der Wirtschaft.

Was für Vorteile aber kann die Digitalisierung bringen für interne Buchhaltungs- und Administrations-Prozesse eines KMU? Dieser Artikel versucht dazu eine Zusammenfassung sowie einen Leitfaden für Führungskräfte von KMU sowie Startups zu erstellen.

Der klassische Weg, die gesamte interne Buchhaltung zu führen, ist sich für eine Buchhaltungssoftware zu entscheiden, um diese auf einen internen Server zu installieren. Neben einer Kauf- sowie Lizenzgebühr müssen dabei zusätzliche IT-Kosten für das Installieren berücksichtigt werden.

Bei der Einführung einer Online-Buchhaltung ist die technische Ausgestaltung anders, indem die Buchhaltungssoftware auf einem Server des entsprechenden Anbieters installiert ist. Als Nutzer greift man alsdann auf diesen externen Server mittels eines Kundenkontos sowie entsprechender Passwörter zu. Natürlich ist auch in diesem Fall eine Lizenzgebühr zu bezahlen, allerdings erspart man sich weitere interne IT-Kosten.

Als weitere Vorteile einer solchen externen Lösung können gesehen werden:

Keine Papierbelege
Anstelle von schweren Ordnern können sämtliche Buchungsbelege nur noch digital verarbeitet und archiviert werden.

Automatisierte Updates
Jegliche Art von Updates der Software werden automatisch und laufend vom Provider übernommen. Daher entfällt das eigene Updaten und dessen Kosten.

Automatisierte Verarbeitungs- und Buchungsprozesse
Mit nahezu allen Online-Buchhaltungs-Plattformen können die Bankkonten mit der Lohn- und Finanzbuchhaltung verknüpft werden. Somit lassen sich Bankzahlungen automatisch verarbeiten (Straight Through Processing). Des Weiteren können auf diese Weise alle Barspesen (z.B. Kundenessen) laufend und direkt mit einem Mobiltelefon in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Zu guter Letzt kann auch die Auftragsbearbeitung, das Lohnwesen oder das Kreditorenwesen entsprechend automatisiert werden.

Aktueller Stand jederzeit verfügbar
Mittels Online-Zugangs-Codes kann jederzeit der Stand Ihrer gesamten Buchhaltung und Finanzen eingesehen werden. So können sie jederzeit prüfen, ob Ihre Debitoren bezahlt haben oder ob die Liquidität genügend ist.

Nachteile / Gefahren
Natürlich hat eine Online-Buchhaltungslösung auch ihre Nachteile. Als einer davon kann erwähnt werden, dass die Daten extern gesichert sind und somit eine gewisse Abhängigkeit besteht. Für ein KMU dürfte dieser Nachteil wohl im Verhältnis zu den Vorteilen vernachlässigbar sein.
Des Weiteren beobachten wir immer wieder, dass die Aufwendungen einer Umstellung oftmals unterschätzt werden. Daher ist es wichtig, die Erwartungen richtig einzuschätzen, da die Einführung einer Online-Buchhaltungslösung nicht unerhebliche Umstellungskosten verursacht.
Zudem stellen sich die langfristigen Zeit- und Kostengewinne einer Online-Buchhaltung als nicht so hoch ein wie zu Beginn erwartet.
Daher darf vor einer Umstellung eine vertiefe Analyse und Planung empfohlen werden. Insbesondere ist auf die Auswahl des richtigen Treuhandpartners zu achten.

Unter einer elektronischen Signatur versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen man den Unterzeichner, bzw. Signaturersteller, identifizieren und die Integrität der signierten elektronischen Informationen prüfen kann. Somit können auf elektronischem Weg Schriftstücke mit einer rechtlich verbindlichen und persönlichen Unterschrift versehen werden.

Anbieter
Genauso wie der Bedarf an elektronischen Signaturen ein grosses Wachstum verzeichnet, steigt auch die Anzahl an Anbietern und Angeboten. Zu den meist genutzten Schweizer Anbietern gehören Adobe Sign, DocuSign und Ajila. Letzterer ist ein von Swisscom lancierter Service.

Anwendbarkeit
Eine elektronische Signatur ist rechtlich verbindlich. Allgemein kann unterschieden werden zwischen einfachen, fortgeschrittenen sowie qualifizierten Signaturen. Einfache Signatur: Dabei wird ein Scan der Unterschrift in ein Schriftstück eingefügt. Da dies nicht verbindlich ist, kann dies nur eingeschränkt angewendet werden (z.B. für Begleitbriefe).

Fortgeschrittene Signatur: Diese Form wird als rechtlich verbindlich betrachtet und oben genannte Plattformen bieten eben diese Art der Signatur an. Dabei werden einerseits die EU-eIDAS-Verordnungen sowie weitere international anerkannte Standards befolgt. Nicht abschliessend kann der Anwendungsbereich definiert werden für Arbeitsverträge, Kauf- oder Darlehensverträge, Angebote, Rechnungen, etc.

Qualifizierte Signatur: Innerhalb diverser Wirtschaftsbereiche (u.a. Gesellschaftsrecht, Immobilienrecht, Ehe- und Erbrecht) werden erhöhte Anforderungen gestellt. Dazu gehören auch notariell beglaubigte Verträge. Für diese Art der Verträge können elektronische Signaturen nicht angewendet werden.

Vorteile
Die Vorteile von elektronischen Signaturen sind vielfältig. Hierzu eine Auswahl:

• Es kann jederzeit und überall rechtlich verbindlich unterschrieben werden, so z.B. auch über ein Mobiltelefon.
• Es kann ein Vertrag innert wenigen Minuten unterschrieben werden (anstelle von Tagen).
• Da diese Art der Signatur cloudbasiert ist, ist der Vertragsprozess für alle Parteien jederzeit einsehbar.
• Die elektronische Signatur kann mehr Sicherheit bieten im Gegensatz zur herkömmlichen Unterschrift.
• Jede Vertragsvorlage kann beliebig wiederbenutzt werden.

Durch den Ausbruch der Pandemie wurde diversen digitalisierten Kommunikationsmöglichkeiten zum Durchbruch verholfen. So zum Beispiel waren vor über zwei Jahren viele Unternehmen nicht vertraut mit der Möglichkeit von Video-Sitzungen. Heutzutage gehören solche Kommunikationsformen zum Standard.

Aber auch sonst haben diverse Unternehmen damit begonnen, eine komplett digitalisierte Ablage sowie Archivierung aufzuziehen.

Ebenfalls immer öfter wird bei der Versendung von heiklen Daten per E-Mail eine Verschlüsselung angewendet.

Aufgrund der Vielfalt soll an dieser Stelle nicht mehr weiter darauf eingegangen werden. Allerdings erscheint es als Muss, dass fortschrittliche Unternehmen sich mit diesen neuen Möglichkeiten gezielt auseinandersetzen.

Gleichzeitig mit den zunehmenden Digitalisierungstendenzen steigen auch die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Nicht von ungefähr hat sogar die öffentliche Hand in den letzten Monaten mehrmals vor möglichen Hackerangriffen gewarnt. Denn diese Entwicklungen werden gezielt von kriminellen Organisationen als deren Geschäftsmodell zugrunde gelegt und entsprechend ausgenutzt.

Für ein KMU besteht das grösste Risiko in einer Ransomware und dazu ein Beispiel: Mittels einer virusbeladenen E-Mail versuchen kriminelle Organisationen einen Zugang zum internen Server herzustellen, um diesen zu blockieren. Sobald dies geschehen ist, tritt der Hacker mit dem Opfer in Kontakt und verlangt eine Lösegeldzahlung, welche oftmals in einer Kryptowährung zu zahlen ist. Für das Opfer ist dies mehrschichtig teuer. Denn nicht nur ist die Lösegeldzahlung zu tätigen, sondern es kommen weitere IT-Beratungs- und Anwaltskosten dazu. Zu guter Letzt müssen auch Verluste durch Umsatzausfälle einberechnet werden.

Obwohl es niemals eine 100%ige Sicherheit geben wird, können einige Massnahmen helfen, einen Cyber-Angriff zu vermeiden, resp. den Schaden zu minimieren.

Schulung des Personals
Geschulte Mitarbeiter können mögliche Hackerangriffe meist gut erkennen, indem verdächtige E-Mails oder Links frühzeitig erkannt werden.

Strategisches Risikomanagement
Viele KMU haben den Bereich der IT-Sicherheit als strategisch wichtigen Pfeiler angehoben. So erscheint es als unabdingbar, dass Zuständigkeiten und Verantwortungen klar definiert werden. Dies muss nicht zwingend intern geregelt sein, denn auch eine externe Lösung ist denkbar.

Cyber-Security-Unternehmen
Parallel dazu etablieren sich viele spezialisierte Cyber-Security-Unternehmen. Deren Geschäftsmodell beruht darauf, für KMU Sicherheitslücken aufzudecken und entsprechende Massnahmen vorzuschlagen sowie einzuführen.

Versicherungen
Der Abschluss einer neuartigen Cyber-Versicherung ist zwar keine präventive Massnahme, kann aber beim Eintritt eines Schadenfalles eine wichtige finanzielle Absicherung bieten. Je nach Ausgestaltungsform können Schäden aus Umsatzeinbussen, Deckung von Lösegeldforderungen oder auch IT-Instandstellungskosten sowie juristische Beratungskosten abgesichert werden.

Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftswelt erscheint eine aktive und strategische Auseinandersetzung für nahezu jedes KMU unerlässlich zu sein. Gewisse Kundengruppen achten bei der Auswahl ihrer Anbieter verstärkt auf eine solche Ausrichtung. Denn ohne klare Digitalisierungsstrategie droht einem KMU, über Jahre hinweg in Bezug auf den Kundennutzen den Anschluss zu verlieren.

Allerdings ist auch Vorsicht geboten, denn nicht jeder Trend darf mitgemacht werden. Viele Digitalisierungsmöglichkeiten werden zunächst als disruptiv angepriesen, erweisen sich im Nachgang doch nicht als durchschlagskräftig. Wie schon Bill Gates in den 90er Jahren die Idee vom papierlosen Büro propagiert hatte, sind wir heute, ca. 25 Jahre später, nach wie vor einiges davon entfernt.

Abschliessend kann daher vor allem eine Schlussempfehlung angebracht werden: Jedes KMU soll sich proaktiv und strategisch, aber auch kritisch, mit dieser Thematik auseinandersetzen. Bei der konkreten Ausgestaltung allerdings muss jedes Unternehmen individuell betrachtet werden.